Właściwie przygotowana dokumentacja poinwentaryzacyjna

Przechowywanie dokumentacji związanej z prowadzaniem działalności gospodarczej bywa bardzo uciążliwe. Jeżeli jednak robi się porządki, konieczne jest zapamiętanie o ustawowych terminach przechowywania dokumentów oraz zasadach ochrony danych osobowych. Ważna jest wiedza odnośnie tego, które dokumenty można zniszczyć, a jakie powinny pozostać w archiwum, a także w jaki sposób zabezpieczyć je przed dostępem do danych przez niepowołane osoby. Jakie przepisy dotyczące RODO i archiwizacji będą w tym zakresie istotne?

Zasady przechowywania dokumentów poinwentaryzacyjnych

rodo - dokumentacja poinwentaryzacyjnaObowiązki dotyczące przechowywania dokumentów są określone między innymi w przepisach ustawy o rachunkowości oraz ustawy prawo podatkowe i przepisach wykonawczych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane przez okres co najmniej pięciu lat, zaczynając liczenie od początku roku, który następuje po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą. Przepisy podatkowe natomiast stanowią, iż podmioty gospodarcze są zobowiązane do przechowywania dokumentów aż do momentu przedawnienia się zobowiązania. Jest więc to pięć lat liczone od roku, w którym upłynął termin płatności. Jeżeli interesują nas przepisy rodo – dokumentacja poinwentaryzacyjna powinna być przechowywana w odpowiedni sposób. Należy jednak zwracać uwagę na dowody nabywania składników majątku przedsiębiorstwa. Zalecane jest w takim przypadku ich przechowywanie aż do czasu, kiedy upłynie okres przedawnienia zobowiązań podatkowych roku, w którym ostatni raz naliczono odpis amortyzacyjny od określonego składnika majątku. Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do metody prowadzania ksiąg rachunkowych. Ważny jest podział na okresy sprawozdawcze, w sposób który pozwala na ich łatwe odszukiwanie. Roczny zbiór dowodów księgowych oraz dokumentów inwentaryzacyjnych wiąże się z koniecznością określenia nazwy rodzaju oraz symbolem końcowych lat, a także końcowych numerów w zbiorze.

Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki, które pozwalają na zachowanie ich w trwałej i niezmienionej postaci dowodów. Warunkiem, który pozwala na zastosowanie tej metody przechowywania danych jest posiadanie takich urządzeń, które pozwolą na odtworzenie dowodów w formie wydruków. Wydruk jest traktowany jako dowód równoważny z dowodem księgowym, którego treść jest przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Z tego właśnie względu niezwykle ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentów.